Стоит сказать, что задачи управления проектной организации сводятся не только и не столько к организации архива разработанной документации, поэтому создавая нашу систему мы стараемся решить множество задач различного направления:
Обеспечение удобного хранения рабочих файлов
Как правило, работа с файлами в проектных компаниях организована двумя основными способами:
Первый из указанных способов совсем плох:
Второй способ тоже не лишен недостатков:
Предоставление удаленным пользователям столь же удобной работы как и штатным сотрудникам
Не секрет, что многие компании работают не только со штатными, но и с удаленными сотрудниками. Также бывают ситуации когда штатный сотрудник должен остаться дома, но мог бы поработать будь у него все под рукой.
Можно конечно работать и посредством электронной почты, но в этом случае все будет зависеть от того, скопировал ли ответственный специалист с почты в рабочую папку, а уж оперативности такой работы говорить не приходится.
Работа всех пользователей должна производиться в режиме on-line, т.е. изменения внесенные пользователем должны быть видны другим пользователям как можно быстрее. В нашей системе это реализовано следующим образом:
Обеспечение учета ошибок в разрабатываемой документации
Как правило, ошибки обводятся красным маркером на промежуточных копиях документации однако такой способ имеет множество недостатков:
Надо отметить, что в среде программистов централизованный учет ошибок уже давно считается нормой и используется повсеместно. Отсутствие системы контроля ошибок считается чем-то вроде дурного тона.
Централизованное хранение заданий
За время работы над объектом заданий могут быть десятки или даже сотни, от разных организаций, высланных разными людьми и разным специалистам. Постепенно они нарастают как снежный ком. Наша система предоставляет удобный инструмент разделения заданий по следующим признакам:
Автоматическое создание сопутствующих документов
Достаточно большое количество документов может быть создано по данным которые одинаковые для всех пользователей, работающих над объектом:
- Обеспечить удобное хранение рабочих файлов, позволяющее любому пользователю (имеющему соответствующие права) получить доступ к файлам для работы.
- Предоставление пользователям доступа к рабочим файлам через сеть Интернет.
- Обеспечить учет ошибок в разрабатываемой документации, хранение истории устранения ошибок и т.п.
- Централизованное хранение заданий, полученных от смежных подразделений.
- Автоматическое создание сопутствующих документов: титульных листов, общих данных, накладных и т.п.
Обеспечение удобного хранения рабочих файлов
Как правило, работа с файлами в проектных компаниях организована двумя основными способами:
- Пользователь хранит файлы на своем компьютере, а по окончании работы скидывает файлы на сервер (непосредственно или передав их ответственному специалисту).
- Пользователи работают непосредственно с папками на сервере, папки выделяет главный инженер проекта.
Первый из указанных способов совсем плох:
- Представим, что пользователь заболел, а Вам срочно нужно посмотреть его файлы - вы их не найдете.
- Часто бывает, что после того как файлы скинули на сервер, в них обнаружили ошибку и специалист изменит файл на своем компьютере, а на сервере останется старая версия.
Второй способ тоже не лишен недостатков:
- У каждого из ГИПов может быть своя система наименования папок - кто-то назовет "2 оч.", кто-то "Вторая очередь", кто-то просто "2" и т.п. Предположим, что через пару лет Вам надо найти файл во второй очереди, по какому названию Вы будете искать папку?
- Новому сотруднику нужно дать альбом для работы, как долго Вы будете объяснять ему где искать нужную папку. Можно конечно показать ему на своем мониторе, а если он работает на другом этаже? - Позвать? В другом здании? - Позвонить по скайпу? В другом часовом поясе?
- Такая система очень удобно для того чтобы кто-то из сотрудников (например) перед увольнением скопировал все файлы и спокойно вынес весь архив предприятия.
Предоставление удаленным пользователям столь же удобной работы как и штатным сотрудникам
Не секрет, что многие компании работают не только со штатными, но и с удаленными сотрудниками. Также бывают ситуации когда штатный сотрудник должен остаться дома, но мог бы поработать будь у него все под рукой.
Можно конечно работать и посредством электронной почты, но в этом случае все будет зависеть от того, скопировал ли ответственный специалист с почты в рабочую папку, а уж оперативности такой работы говорить не приходится.
Работа всех пользователей должна производиться в режиме on-line, т.е. изменения внесенные пользователем должны быть видны другим пользователям как можно быстрее. В нашей системе это реализовано следующим образом:
- Перед началом сеанса работы удаленный пользователь посредством специальной опции копирует все файлы на свой локальный компьютер. Тем самым обеспечивается защита от ненадежности каналов связи через сеть Интернет.
- Поработав над файлами, пользователь синхронизирует их на сервер, где все остальные пользователи увидят необходимую информацию.
Обеспечение учета ошибок в разрабатываемой документации
Как правило, ошибки обводятся красным маркером на промежуточных копиях документации однако такой способ имеет множество недостатков:
- Пользователь, которому назначена ошибка может забыть, потерять лист с обведенными кружками и т.п.
- Пользователь, который назначил ошибку может забыть о ней, когда повторно проверяет документацию.
- Отсутствует информация о дате передачи на проверку, дате окончания проверки и т.п.
- Представим, что пользователи находятся в разных городах или даже странах. Конечно, можно отсканировать исправленный чертеж, выслать по электронной почте и т.п. Но это не такой удобный способ, да и найти крайнего в переписке содержащей сотни или тысячи писем не так просто.
Надо отметить, что в среде программистов централизованный учет ошибок уже давно считается нормой и используется повсеместно. Отсутствие системы контроля ошибок считается чем-то вроде дурного тона.
Централизованное хранение заданий
За время работы над объектом заданий могут быть десятки или даже сотни, от разных организаций, высланных разными людьми и разным специалистам. Постепенно они нарастают как снежный ком. Наша система предоставляет удобный инструмент разделения заданий по следующим признакам:
- По принадлежности к объекту, очереди, зданию или к конкретному альбому. Задания которые относятся, например, только к блоку А не будут видны пользователям выполняющим альбомы по блоку Б.
- По организации передавшей задание.
- По дате передачи задания.
Автоматическое создание сопутствующих документов
Достаточно большое количество документов может быть создано по данным которые одинаковые для всех пользователей, работающих над объектом:
- Наименование организации.
- Наименование объекта.
- Перечень альбомов может быть сформирован автоматически по имеющимся данным, что не только очень удобно и быстро, но и своевременно отражает изменения если кем-либо из пользователей создан новый альбом или изменение к альбому.